Lignes directrices et modèle pour les rapports après action

A. Attentes

Les lignes directrices et le modèle ci-dessous n'ont pas pour but de remplacer les modèles de rapports existants ou de recommander un format en particulier. Les prestataires de services peuvent utiliser le modèle ci-dessous ou leur propre format. SAC reconnaît que les Premières Nations et les situations d'urgence ont un contexte qui leur est propre et présentent un ensemble de facteurs particuliers. Les organisations sont invitées à prendre en considération les sections du modèle pour les inclure dans les rapports après action, et peuvent inclure également toute information ou section supplémentaire, ou joindre d'autres rapports, si elles le jugent nécessaire.

Compte tenu de la fréquence et de l'intensité croissantes des situations d'urgence, l'élaboration de rapports après action dans la foulée de chaque événement, bien que souhaitable, n'est peut-être pas réalisable et peut représenter une charge déraisonnable en matière de production de l'information. Par conséquent, on demande aux prestataires de services de fournir, à tout le moins, des rapports après action pour les événements considérés comme les plus importants. Des événements importants comprennent, par exemple, des événements qui :

• durent longtemps;
• entraînent des pertes ou des dommages importants;
• comptent un grand nombre de personnes évacuées;
• ont soulevé d'importantes difficultés, parfois uniques, et dont on a tiré des leçons.

Les rapports après action peuvent être plus ou moins longs et détaillés, et les prestataires de services peuvent envisager de fournir des rapports approfondis pour les événements considérés comme importants.

Les rapports après action, avec le consentement de la Première Nation, doivent être transmis à la (aux) Premières(s) Nation(s) affectées et au bureau régional de SAC concerné. Pour plus d'informations, veuillez visiter : Contacts des bureaux régionaux de SAC en matière de gestion des urgences et ressources.

B. Échéanciers

Il est admis qu'il faut parfois des semaines ou des mois après un événement important pour procéder à des examens approfondis, et qu'une situation d'urgence n'a pas toujours une « date de fin » claire.

On encourage les prestataires de services à fournir des rapports à la (aux) Premières(s) Nation(s) affectées et à leur bureau régional de SAC dans les 3 mois qui suivent la fin d'une situation d'urgence, afin de soutenir l'analyse continue des programmes et l'amélioration des services aux Premières Nations. Les rapports après action peuvent également être présentés plus fréquemment, par exemple, 2 fois par année, ou comme un « rapport de fin de saison ».

C. Contributeurs

Les prestataires de services devraient, dans la mesure du possible, solliciter la contribution des principaux partenaires et organisations qui contribuent à la prestation de services de gestion des urgences. Il pourrait notamment s'agir des bureaux régionaux de SAC.

Les prestataires de services doivent solliciter les commentaires des Premières Nations qui ont reçu des services, en plus de respecter l'autonomie des Premières Nations ainsi que les processus de consignation et d'examen qu'elles mènent. La participation des Premières Nations peut se faire par l'entremise de leurs dirigeants, des coordonnateurs de la gestion des urgences, ou d'autres responsables qu'elles emploient, des conseils tribaux ou d'autres organisations de Premières Nations. Veuillez indiquer dans le rapport après action si les Premières Nations bénéficiaires ont contribué à la préparation du rapport (section C du modèle ci-dessous) et si elles l'ont officiellement approuvé (section D du modèle ci-dessous).

Tout point de vue conflictuel ou divergent devrait être indiqué. Si une Première Nation préfère fournir à SAC un rapport après action indépendant de celui des prestataires de services, elle est encouragée à le faire.

D. Données et information

SAC intégrera les droits individuels des Premières Nations à faire valoir les principes de propriété, de contrôle, d'accessibilité et de possession (principes de PCAP) et modifiera les lignes directrices pour qu'elles correspondent aux préférences de la Première Nation, au besoin.

Toute information relative aux Premières Nations mentionnées dans le rapport après action doit être fournie avec le consentement préalable, libre et éclairé de ces Premières Nations afin d'être utilisée, distribuée et stockée conformément aux principes de PCAP.

• Les renseignements sur les Premières Nations comprennent l'information obtenue auprès des Premières Nations ou portant sur les Premières Nations, leurs terres et leurs ressources.
• Les renseignements sur les Premières Nations contenues dans les rapports après action sont la propriété des Premières Nations.
• Les renseignements concernant les membres des Premières Nations doivent être anonymisés, et la vie privée de ces membres doit être respectée, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Avec le consentement de la Première Nation, les rapports après action seront communiqués à SAC, notamment au bureau régional concerné et à la Direction de la gestion des urgences (DGU) de SAC. La DGU de SAC sera responsable de l'analyse et de l'archivage des rapports après action qui seront :

• archivés sur le serveur de la DGU de SAC et le personnel actuel et futur de la DGU de SAC pourra y accéder. La Première Nation concernée peut en tout temps faire une demande de consultation, de restitution ou de destruction de ses renseignements. Les rapports après action ne seront communiqués qu'avec le consentement de la Première Nation.
• analysés par le personnel de la DGU de SAC afin d'en dégager des tendances et des conclusions générales.

Le personnel de la DGU de SAC élaborera un rapport annuel présentant les tendances générales des rapports après action, qui sera communiqué aux prestataires de services contributeurs, aux Premières Nations et au personnel du gouvernement du Canada, pour que des discussions sur les forces et les faiblesses du programme puissent avoir lieu, et pour soutenir l'amélioration continue du programme.